Termeni și condiții

Versiunea 1.0, în vigoare de la {{DATA_INTRARII_IN_VIGOARE}}

1. Părțile

1.1. Furnizorul: POLIGON TECH S.R.L., societate cu răspundere limitată, cu sediul în Oraș Cajvana nr. 797, jud. Suceava, cod poștal 727100, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2021001011338, CUI RO44336321, capital social 200 lei, e-mail contact@poligontech.com („Furnizorul”, „noi”).

1.2. Clientul: firma (persoana juridică), PFA, II sau IF care încheie contractul pentru magazinul său („Clientul”, „Magazinul”).

1.3. Serviciul se adresează exclusiv profesioniștilor (firme, PFA, II). Clientul declară că acționează în scopul activității sale economice, nu ca un consumator. Dispozițiile de protecție a consumatorilor nu se aplică.

2. Contractul și acceptarea

2.1. Contractul se compune din: acești Termeni, Acordul de prelucrare a datelor (acord-prelucrare-date.md) și anexele lor, plus planul și prețul alese de Client. Dacă documentele se contrazic, Acordul de prelucrare a datelor are prioritate pentru datele cu caracter personal.

2.2. Acceptarea. Administratorul Magazinului acceptă contractul la prima autentificare, bifând căsuța „Am citit și accept Termenii și condițiile, inclusiv clauzele de la art. 19, și Acordul de prelucrare a datelor”. Furnizorul înregistrează versiunea documentelor, utilizatorul care a bifat și data și ora acceptării. Administratorul declară că are dreptul să angajeze Clientul.

2.3. Contractul intră în vigoare la data acceptării.

3. Serviciul

3.1. PoligonAuto este o aplicație web (SaaS) pentru magazine de piese auto. Include, în funcție de plan: comenzi, stoc, NIR, clienți, facturi și fișiere XML e-Factura, vânzare cu bon fiscal (prin casa de marcat a Clientului), exporturi, statistici și import de facturi de la furnizori, inclusiv prin inteligență artificială.

3.2. Funcțiile fiecărui plan, numărul de utilizatori și limitele de importuri AI sunt cele afișate pe https://poligonauto.com/preturi la data acceptării sau la data trecerii pe alt plan.

3.3. Furnizorul poate îmbunătăți și modifica Serviciul. Dacă elimină o funcție esențială din planul plătit de Client, îl anunță cu cel puțin 30 de zile înainte, iar Clientul poate rezilia fără penalități și primește rambursarea proporțională a perioadei plătite și neconsumate.

4. Conturi și utilizatori

4.1. Administratorul Magazinului creează conturi pentru angajați, în limita planului. Clientul răspunde pentru acțiunile făcute din conturile sale și pentru păstrarea confidențialității parolelor.

4.2. Clientul ne anunță imediat la contact@poligontech.com dacă suspectează folosirea neautorizată a unui cont.

5. Perioada de probă

5.1. Clientul nou primește o perioadă de probă gratuită de 30 de zile, cu funcțiile planului ales.

5.2. Dacă nu urmează un abonament plătit, la finalul perioadei de probă contul trece în regim „doar citire” pentru 30 de zile, apoi datele se șterg conform art. 11.4.

6. Prețuri, facturare și plată

6.1. Abonamentul este lunar sau anual, la prețul afișat la data acceptării. Prețurile sunt în lei, la care se adaugă TVA.

6.2. Furnizorul emite factura prin FGO, cu transmitere în sistemul e-Factura. Plata se face prin linkul de plată FGO sau prin Revolut Pay, în {{TERMEN_PLATA}} zile de la emitere.

6.3. Modificarea prețului. Furnizorul poate modifica prețurile cu un preaviz de cel puțin 30 de zile, prin e-mail și prin mesaj în aplicație. Noul preț se aplică de la următoarea perioadă de facturare. O perioadă anuală deja plătită își păstrează prețul până la final. Dacă nu acceptă noul preț, Clientul poate rezilia fără costuri, cu efect cel târziu la data aplicării noului preț.

6.4. Întârzierea la plată. Dacă factura nu este plătită la scadență, Clientul are o perioadă de grație de 14 zile, cu avertizare în aplicație. După grație, contul trece în regim „doar citire”: Clientul poate vedea și exporta datele, dar nu poate adăuga sau modifica date. Accesul complet revine după plată. Dacă suma nu este plătită în 30 de zile de la trecerea în regim „doar citire”, contractul încetează de drept la finalul acestui interval, iar datele se șterg conform art. 11.4.

6.5. Pentru sumele restante se datorează doar dobânda legală penalizatoare pentru profesioniști (Legea nr. 72/2013). Nu se aplică alte penalități.

6.6. Rambursări. O perioadă de abonament începută nu se rambursează. Fac excepție, cu rambursarea proporțională a perioadei plătite și neconsumate: (a) rezilierea din culpa Furnizorului, inclusiv cazul de la art. 3.3; (b) rezilierea după refuzul unei modificări de preț (art. 6.3); (c) rezilierea de către Furnizor fără motiv (art. 11.6 lit. a).

6.7. Prin excepție, Furnizorul poate suspenda complet accesul doar pentru o încălcare gravă a art. 7 sau pentru un risc de securitate, cu notificare imediată.

7. Utilizarea permisă

7.1. Clientul nu va: (a) folosi Serviciul în scopuri ilegale; (b) încerca să acceseze datele altor magazine sau să ocolească limitările tehnice; (c) încărca programe malițioase; (d) supraîncărca intenționat Serviciul; (e) revinde sau sublicenția Serviciul fără acordul nostru scris.

7.2. Clientul are dreptul să introducă în aplicație doar date pe care le prelucrează legal.

8. Responsabilitățile Clientului (fiscal, contabil, AI)

8.1. Clientul rămâne singurul responsabil pentru respectarea obligațiilor fiscale și contabile: emiterea bonurilor fiscale cu propria casă de marcat (AMEF), datele și transmiterea facturilor prin e-Factura, NIR-uri, evidența stocurilor, TVA și păstrarea documentelor. PoligonAuto este un instrument de lucru, nu un aparat de marcat electronic fiscal și nu o consultanță fiscală.

8.2. Datele extrase automat din facturi (inclusiv prin AI) sunt propuneri. Clientul le verifică înainte de salvare. Furnizorul nu răspunde pentru prejudicii cauzate de date salvate neverificate.

8.3. Clientul asigură echipamentele, conexiunea la internet, browserul compatibil și driverele casei de marcat.

9. Disponibilitate și asistență

9.1. Furnizorul depune toate eforturile rezonabile ca Serviciul să fie disponibil, dar nu garantează o disponibilitate minimă. Mentenanța planificată se anunță cu cel puțin 48 de ore înainte, prin e-mail sau prin mesaj în aplicație.

9.2. Asistența se oferă prin e-mail la contact@poligontech.com, în zilele lucrătoare, între orele 9:00 și 17:00.

9.3. Furnizorul folosește furnizori de infrastructură și servicii, cu date găzduite în Uniunea Europeană (Google Cloud, PostHog). Lista este în anexa Acordului de prelucrare a datelor.

10. Datele Clientului

10.1. Datele introduse de Client îi aparțin. Furnizorul le folosește doar pentru a presta Serviciul, conform Acordului de prelucrare a datelor.

10.2. Pentru datele cu caracter personal pe care Clientul le introduce (de exemplu clienții săi), Clientul este operator, iar Furnizorul este persoană împuternicită (art. 28 GDPR).

10.3. Clientul poate exporta oricând datele în formatele oferite de aplicație (de exemplu Excel, export SAGA, XML e-Factura).

10.4. Măsurarea utilizării și a erorilor. Pentru a repara erorile și a îmbunătăți Serviciul, Furnizorul înregistrează, pe magazin, ce funcții se folosesc și ce erori apar, prin PostHog (găzduire UE, Frankfurt). Măsurarea nu salvează nimic pe dispozitiv (fără cookie-uri), nu înregistrează sesiunea și nu cuprinde date despre clienții Magazinului. Clientul și utilizatorii săi se pot opune la contact@poligontech.com.

11. Încetare, export și ștergere (portabilitate)

11.1. Durata. Abonamentul se reînnoiește automat pentru perioade egale cu cea aleasă (lunar sau anual), dacă nu este denunțat.

11.2. Denunțarea de către Client. Clientul poate denunța contractul oricând, cu notificare scrisă la contact@poligontech.com. Denunțarea produce efecte la finalul perioadei plătite. Preavizul nu depășește 2 luni.

11.3. Perioada „doar citire” și schimbarea furnizorului. După încetarea contractului, din orice motiv, contul rămâne 30 de zile în regim „doar citire”, cu export complet. Aceasta este perioada de recuperare a datelor. Dacă Clientul trece la alt furnizor, poate cere în notificarea de denunțare o perioadă de tranziție de cel mult 30 de zile calendaristice, cu acces complet, înaintea perioadei de recuperare, iar Furnizorul îl ajută să își mute datele. Datele exportabile sunt toate datele introduse de Client și cele generate de utilizarea lui (stoc, comenzi, clienți, facturi, NIR, vânzări), în formatele de la art. 10.3 sau în JSON/CSV la cerere. Nu se percep taxe pentru schimbarea furnizorului [legal-launch.md §2: Regulamentul (UE) 2023/2854].

11.4. Ștergerea. După perioada de recuperare, Furnizorul șterge datele Clientului din sistemele active în următoarele 30 de zile. Copiile de siguranță expiră automat în cel mult 35 de zile. Furnizorul confirmă ștergerea prin e-mail. Fac excepție: (a) datele pe care Furnizorul trebuie să le păstreze prin lege (propriile facturi, plăți și dovada acceptării contractului); (b) statisticile anonime de la art. 12.

11.5. Clientul păstrează propriile documente. Clientul are obligația legală de a-și păstra documentele contabile (de exemplu facturi și NIR). Îi revine sarcina de a le exporta înainte de ștergere.

11.6. Rezilierea de către Furnizor. Furnizorul poate rezilia contractul: (a) cu preaviz de 60 de zile, fără motiv; (b) cu notificare de 15 zile, dacă Clientul încalcă grav art. 7 și nu remediază încălcarea. Și în aceste cazuri se aplică art. 11.3–11.5.

12. Statistici anonime

12.1. Furnizorul poate crea și păstra, inclusiv după încetarea contractului, următoarele statistici:

• (a) indicatori anonimi pe magazin: planul, numărul de luni active, județul și numărul lunar de comenzi, vânzări și NIR-uri. Nu conțin denumirea, CUI-ul, adresa sau alte date care identifică Magazinul;
• (b) cifra de afaceri, doar agregată pe grupuri de cel puțin 5 magazine, astfel încât niciun magazin, în special un PFA sau o II, să nu poată fi identificat. Cifra de afaceri a unui singur magazin nu se păstrează.

12.2. Statisticile nu conțin date despre clienții, angajații sau partenerii Clientului. Furnizorul le folosește doar pentru a-și îmbunătăți și dezvolta activitatea.

13. Proprietate intelectuală

13.1. Aplicația, codul, designul și marca PoligonAuto aparțin Furnizorului. Clientul primește un drept neexclusiv și netransmisibil de folosire pe durata contractului.

13.2. Dacă Clientul trimite sugestii, Furnizorul le poate folosi fără obligații.

14. Confidențialitate

14.1. Fiecare parte păstrează confidențiale informațiile nepublice primite de la cealaltă parte, pe durata contractului și 3 ani după, cu excepția dezvăluirilor cerute de lege.

15. Răspundere

15.1. Răspunderea totală a Furnizorului față de Client, pentru orice cauză legată de contract, este limitată la sumele plătite efectiv de Client în cele 3 luni dinaintea faptei care a cauzat prejudiciul.

15.2. Furnizorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte: beneficiu nerealizat, pierderea clientelei, amenzi aplicate Clientului pentru obligațiile sale fiscale (art. 8.1).

15.3. Furnizorul nu răspunde pentru întreruperi cauzate de forță majoră, de furnizorii de internet ai Clientului, de echipamentele Clientului sau de acțiunile utilizatorilor Clientului.

15.4. Limitările de la art. 15.1–15.2 nu se aplică niciodată prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă (art. 1355 Cod civil) și nici în alte cazuri în care legea interzice limitarea.

16. Modificarea Termenilor

16.1. Furnizorul poate modifica acești Termeni cu un preaviz de 30 de zile, prin e-mail și prin mesaj în aplicație. Dacă nu este de acord, Clientul poate rezilia înainte de data aplicării, fără costuri. Modificările cerute de lege se pot aplica mai devreme. Noua versiune se acceptă prin aceeași bifă ca la art. 2.2.

17. Legea aplicabilă și litigii

17.1. Contractul este guvernat de legea română.

17.2. Înainte de a merge în instanță, părțile sunt obligate să încerce rezolvarea amiabilă a oricărei neînțelegeri, direct sau prin mediere, timp de 30 de zile de la notificarea scrisă a neînțelegerii. Dacă nu se ajunge la o înțelegere în acest termen, litigiul se soluționează de instanțele competente de la sediul Furnizorului.

18. Dispoziții finale

18.1. Notificările se fac prin e-mail: către Client, la adresa administratorului din aplicație și la adresa de facturare; către Furnizor, la contact@poligontech.com.

18.2. Dacă o clauză este nulă, restul contractului rămâne valabil.

18.3. Clientul nu poate ceda contractul fără acordul scris al Furnizorului.

19. Acceptarea expresă a clauzelor neuzuale

Prin bifa de la art. 2.2, Clientul declară că a citit și acceptă în mod expres, conform art. 1203 Cod civil, următoarele clauze: 6.4 (regim „doar citire” la neplată și încetarea de drept), 6.7 (suspendare), 11.1 (reînnoire automată), 11.3, 11.4 și 12 (regimul după încetare, ștergerea datelor și statistici anonime), 11.6 (reziliere de către Furnizor), 15 (limitarea răspunderii), 16 (modificarea Termenilor), 17 (legea aplicabilă, rezolvarea amiabilă obligatorie și instanța competentă).