Politica de confidențialitate
Document în pregătire
Acesta este un proiect, încă nerevizuit juridic, și nu este în vigoare. Câmpurile marcate se completează înainte de publicare. Pentru întrebări: contact@poligontech.com.
Versiunea 1.0, actualizată la {{DATA}}
1. Cine suntem
Operatorul datelor descrise aici este POLIGON TECH S.R.L. societate cu răspundere limitată, CUI RO44336321, Reg. Com. J2021001011338, sediul în Oraș Cajvana nr. 797, jud. Suceava, cod poștal 727100 („noi”). Pentru orice întrebare sau cerere despre date ne scrieți la adresa dedicată contact@poligontech.com.
Nu avem un responsabil cu protecția datelor (DPO), pentru că legea nu ne obligă. Adresa de mai sus este punctul de contact.
PoligonAuto este un serviciu doar pentru firme, PFA și II, nu pentru consumatori.
2. Ce acoperă această politică
Această politică se aplică:
- vizitatorilor site-ului poligonauto.com;
- persoanelor care ne contactează sau cer o demonstrație;
- reprezentanților și persoanelor de contact ale magazinelor clienți;
- utilizatorilor aplicației (administratorii și angajații magazinelor), pentru contul lor.
Nu se aplică datelor pe care magazinele le introduc în aplicație despre clienții și partenerii lor (de exemplu nume, telefon, CIF, serie VIN). Pentru acestea, magazinul este operatorul, iar noi le prelucrăm doar în numele lui, pe baza unui acord de prelucrare (art. 28 GDPR). Dacă sunteți clientul unui magazin, adresați-vă magazinului. Dacă ne scrieți nouă, vă vom transmite cererea magazinului.
3. Ce date prelucrăm, de ce și pe ce temei
| Situație | Date | Scop | Temei (GDPR art. 6) | Cât le păstrăm |
|---|---|---|---|---|
| Vizitați site-ul | IP, browser, pagini, ora (jurnale tehnice) | Funcționarea și securitatea site-ului | Interes legitim (lit. f) | Cel mult {{ZILE_JURNALE}} zile |
| Ne contactați sau cereți o demonstrație | Nume, firmă, e-mail, telefon, mesaj | Răspunsul și oferta | Demersuri înainte de contract (lit. b) sau interes legitim (lit. f) | 2 ani de la ultimul contact, dacă nu devine contract |
| Completați formularul de contact de pe site | Firmă, CUI, oraș, nume, e-mail sau telefon, mesaj, ce cereți (demonstrație, probă, ofertă) | Răspunsul, demonstrația sau oferta cerută | Demersuri înainte de contract (lit. b) sau interes legitim (lit. f) | 12 luni, dacă nu deveniți client (vezi mai jos) |
| Magazinul devine client | Nume și funcție ale reprezentantului, e-mail și telefon de contact, date de facturare, dovada acceptării Termenilor (versiune, utilizator, data și ora) | Încheierea și executarea contractului, facturare, comunicări despre serviciu | Contract (lit. b), obligație legală pentru facturi (lit. c) | Pe durata contractului. Facturile și documentele contabile, 5 ani conform legii contabilității |
| Plătiți abonamentul | Numele plătitorului, suma, data, referința plății | Evidența plăților | Obligație legală (lit. c), contract (lit. b) | Ca facturile |
| Folosiți aplicația (cont) | Nume, e-mail, rol, magazin, IP, browser, date de autentificare, acțiuni în cont (cine a creat un document) | Accesul la cont, securitatea, prevenirea abuzurilor, asistență | Interes legitim (lit. f): un serviciu sigur pentru magazinul care v-a creat contul | Cât timp contul există, apoi conform §6 |
| Erori în aplicație | Date tehnice: browser, pagină, mesajul erorii, ID-ul magazinului. Erorile din aplicația web merg în PostHog, cele de pe server în Google Cloud Error Reporting | Găsirea și repararea erorilor | Interes legitim (lit. f) | Cel mult {{ZILE_MONITORIZARE}} zile |
| Statistici de utilizare | Ce funcții se folosesc și cât de des, pe magazin, prin PostHog, fără cookie-uri și fără înregistrarea sesiunii. Nu cuprind date despre clienții magazinului | Îmbunătățirea produsului | Interes legitim (lit. f). Vă puteți opune oricând (§7) | Cel mult {{ZILE_STATISTICI}} zile, apoi doar agregate |
| Alerte interne | Numele sau ID-ul magazinului și tipul erorii, fără date cu caracter personal | Aflăm repede de o problemă | Interes legitim (lit. f) | Cel mult {{ZILE_ALERTE}} zile |
| Informări despre noutăți | Noutăți despre PoligonAuto | Consimțământ sau, pentru clienți, servicii similare cu posibilitate de dezabonare (Legea 506/2004 art. 12) | Până la dezabonare |
Formularul de contact de pe site
Când completați formularul de pe poligonauto.com, primim firma, CUI-ul, orașul, numele, e-mailul sau telefonul și mesajul dumneavoastră, plus ce ați cerut (o demonstrație, perioada de probă sau o ofertă de preț).
- De ce: ca să vă răspundem, să vă arătăm aplicația sau să vă trimitem oferta cerută.
- Temei: demersurile pe care le cereți înainte de un contract (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR) și interesul nostru legitim de a răspunde cererilor primite (lit. f).
- Unde stau: în baza de date PoligonAuto, pe servere Google Cloud din UE, unde le vede doar administratorul platformei. Nu ajung în aplicația vreunui magazin.
- Cât timp: 12 luni de la trimitere, apoi se șterg. Dacă firma devine client, datele de contact trec în evidența clienților și se păstrează ca acolo (tabelul de mai sus).
- Alerta internă pe care o primim pentru o cerere nouă conține doar tipul cererii și un număr de identificare, fără numele, firma sau datele de contact.
- Protecție împotriva abuzului: numărăm câte cereri vin pe zi de la aceeași conexiune. Adresa IP nu se salvează: păstrăm doar o amprentă criptografică a ei, valabilă pentru ziua respectivă, ștearsă după cel mult 2 zile.
Formularul nu este obligatoriu: ne puteți scrie și direct la contact@poligontech.com.
Nu luăm decizii automate cu efect juridic asupra dumneavoastră și nu creăm profiluri de marketing. Nu vindem date.
Inteligența artificială din aplicație citește doar facturile pe care un utilizator le încarcă, la cererea lui, și nu ia decizii despre persoane.
4. Cui transmitem datele
Folosim furnizori care prelucrează datele în numele nostru, pe bază de contract:
- Google Cloud / Firebase (Google Cloud EMEA Limited): găzduire, bază de date, autentificare, e-mailuri de resetare a parolei, jurnale și raportarea erorilor de pe server (Cloud Error Reporting și Cloud Monitoring). Servere în UE (Varșovia, Țările de Jos). Autentificarea se face în SUA, vezi §5.
- PostHog Inc., PostHog EU Cloud (Frankfurt): erorile din aplicația web și statisticile de utilizare pe magazin. Fără cookie-uri, fără înregistrarea sesiunii și fără profiluri de persoană.
- Resend (Plus Five Five, Inc.), regiunea UE (Irlanda): trimite e-mailurile de cont (crearea contului, alegerea parolei) și pe cele de abonament (proformă, reamintire, confirmarea plății). Primește adresa de e-mail, numele magazinului și al firmei, linkul de parolă sau datele proformei.
- ntfy.sh (serverul public gratuit): trimite alertele interne pe telefonul nostru. Mesajele conțin doar numele sau ID-ul magazinului și tipul erorii, niciodată date cu caracter personal.
- FGO: emiterea facturilor și transmiterea lor în e-Factura.
- Revolut: procesarea plăților. Revolut este operator independent pentru plată.
La înregistrarea de pe site verificăm CUI-ul firmei în registrul public al ANAF, de unde luăm denumirea, adresa și numărul de la Registrul Comerțului. Mai transmitem date autorităților, când legea o cere (de exemplu ANAF), și consultanților noștri (contabil, avocat), care au obligație de confidențialitate.
5. Transferuri în afara UE
Datele de autentificare (e-mail, parolă criptată, IP) sunt prelucrate de Google în SUA. Transferul se bazează pe decizia de adecvare UE–SUA (Data Privacy Framework) și pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, incluse în contractul cu Google.
Resend trimite e-mailurile din UE (Irlanda); compania este în SUA, iar transferul se bazează pe Data Privacy Framework și clauzele contractuale standard din acordul de prelucrare Resend. PostHog păstrează datele în UE (Frankfurt). Unii subcontractanți ai PostHog pot prelucra date în afara UE; în acest caz transferul se bazează pe Data Privacy Framework și, după caz, pe clauzele contractuale standard din acordul de prelucrare PostHog.
6. Cât timp păstrăm datele
Termenele sunt în tabelul de la §3. Când un magazin renunță la serviciu, contul rămâne 30 de zile în regim „doar citire”, cu export. Apoi datele magazinului, inclusiv conturile utilizatorilor săi, se șterg în următoarele 30 de zile, iar copiile de siguranță expiră în cel mult 35 de zile (Termeni și condiții, art. 11). Păstrăm doar statistici anonime, care nu vă identifică (Termeni și condiții, art. 12), și documentele pe care legea ne obligă să le păstrăm.
7. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul: de acces la date (art. 15), la rectificare (art. 16), la ștergere (art. 17), la restricționarea prelucrării (art. 18), la portabilitate (art. 20) și de opoziție la prelucrările bazate pe interes legitim (art. 21), inclusiv la statisticile de utilizare. Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage oricând, fără a afecta ce s-a făcut înainte.
Scrieți-ne la contact@poligontech.com. Răspundem în cel mult 30 de zile. Putem cere date care să confirme identitatea.
Aveți dreptul să depuneți plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro [verificați adresa înainte de publicare].
8. Securitate
Folosim conexiuni criptate (HTTPS), separăm datele fiecărui magazin, limităm accesul personalului și facem copii de siguranță. Detalii în Acordul de prelucrare a datelor, Anexa 3. Dacă apare o încălcare a securității care vă afectează, vă informăm conform legii.
9. Cookie-uri
Vezi Politica de cookie-uri.
10. Modificări
Când modificăm politica, publicăm noua versiune aici, cu data actualizării. Despre modificările importante îi anunțăm pe clienți prin e-mail sau în aplicație.